Aun cuando podemos reconocer como vigente el famoso «Desde que se inventaron las excusas, todo el mundo queda bien», no sucede así en la gestión documental, y esta, en el entorno electrónico en particular.
Partiendo del principio de que un sistema electrónico de gestión documental debe, mediante un adecuado planeamiento, diseño y desarrollo, garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad, accesibilidad y usabilidad, así como los controles de acceso definidos en la valoración documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos, se entiende lo ridículamente inútil que puede ser una herramienta de gestión de documentos que no contemple, desde la producción o recepción documental, todas y cada una de las series documentales establecidas en la Entidad.
En efecto, se entiende que la definición de la serie documental de cada expediente debe realizarse desde el inicio, ya sea de manera externa por Mesa de Partes, como en la producción de documentos al interior de la organización, sino ¿cómo entonces podría responder a lo precisado en el numeral 49.3 del Decreto Supremo No. 029-2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital, donde se lee que «el documento archivístico digital tiene como m´ínimo los siguientes metadatos: código único del documento, nombre del documento, tipo y serie documental (…)».
Ciertamente, la responsabilidad del desarrollo de un sistema de gestión documental corresponde a la oficina o dependencia responsable de la gestión documental de cada Entidad, pero también es responsable el Líder Digital de cada Entidad, puesto que, según los Lineamientos del Líder de Gobierno Digital en el marco del Decreto Supremo No. 033-2018-PCM, «es la persona responsable de coordinar las políticas, objetivos, planes y acciones para desplegar la transformación digital y el desarrollo del Gobierno Digital en la entidad» (p. 4), y por lo tanto, debe, entre otras cosas: «Conocer sobre metodologías ágiles, tecnologías digitales, gestión de servicios, experiencia del ciudadano, gestión de proyectos, y/o afines» (p. 5), y de esta manera «Ejercer el liderazgo del proceso de transformación digital de la entidad» (p. 5), entre otras tantas responsabilidades.
De esta manera, seguimos confirmando que, ningún sistema de gestión documental responderá al marco legal vigente hasta que no cuente con los instrumentos archivísticos indispensables, entre los que se encuentra el correspondiente a la valoración documental, desde el inicio del ciclo vital de los documentos.
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