Fue como una brillante luz al final del túnel, la aparición, a inicios de 2017, de la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión Documental. En efecto, esta presentó una gran novedad al mundo archivístico peruano, a saber, los procesos: recepción, emisión, archivo y despacho, ya conocidos por todos.
Sin embargo, este brillante instrumento «de alcance obligatorio a todas las entidades del Poder Ejecutivo, sin perjuicio de aquellas otras entidades del sector público que opten voluntariamente por implementar el Modelo de Gestión Documental» (p. 8), como lo señala el artículo 2 del documento citado, únicamente pretendió ofrecer un marco de referencia para el posterior desarrollo de herramientas que respondieran a la adecuada gestión documental en un entorno electrónico, y conforme a la ciencia archivística.
Pero es en 2021 cuando, con las especificaciones brindadas por el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento de Gobierno Digital, que se presentan las estrategias precisas para desarrollar sistemas de gestión documental considerando la totalidad de los procesos archivísticos y, de manera implícita, casi todos los procedimientos archivísticos.
De esta manera, si las entidades públicas no dan el paso firme, desde la comprensión de lo esbozado en el Modelo de Gestión Documental hasta la implementación que detalla el Reglamento de Gobierno Digital, no tendrán la capacidad de desarrollar un verdadero sistema de gestión documental que de cumplimento, no solamente al TUO de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, sino también a todos los demás dispositivos legales que rigen la administración pública.
Y, mientras tanto, seguimos acumulando documentos y datos en servidores -y posiblemente en nubes no confiables-, sin garantizar las características de los documentos que permitan, por un lado, la confidencialidad, y por otro, la transparencia, el acceso a la información, y la rendición de cuentas. Esperemos que esta situación no permanezca «in aeternum».
Si deseas que tu Entidad salga de esta grave situación y dar el salto, desde el modelo de referencia a la realidad, para la adecuada gestión documental electrónica, contacta a la gente de Documentum.space.