No es una afirmación atrevida decir que los expedientes en un entorno electrónico no brindan confiabilidad si no cuentan con un índice digital generado en su totalidad por metadatos, a la finalización de cada trámite.
En efecto, la creación e incorporación obligatoria del índice digital a los sistemas de gestión documental en todas las normas nacionales que rigen el Gobierno Digital, es la respuesta a la infinidad de problemas generados por la toma de decisiones erróneas de las organizaciones a partir del análisis de expedientes que no garantizan autenticidad e integridad.
Pero, ¿qué tanto puede aportar el Índice Digital para que las decisiones que se toman a partir de expedientes sean las correctas?
Luego de definir Índice Digital, la respuesta a la inquietud planteada la brindaré en las siguientes publicaciones, donde se abordará cada uno de los metadatos que debería conformar un Índice Digital, considerando no solamente aquellos identificados como mínimos, sino también los recomendables para su reutilización a mediano y largo plazo para el desarrollo de la totalidad de los procedimientos archivísticos tradicionales, ahora adecuados al entorno electrónico.
Si te preocupa no contar con un Índice Digital conforme a la norma, te invito a ocuparte y consultar a la gente de Documentum.space para recibir la capacitación que brindamos con EduGestión – Consultoría y Capacitación, adaptada a las necesidades de tu organización y de esta manera desarrollar el Índice Digital en el sistema de gestión documental de tu Entidad.