Frente a la frecuente pregunta que me hacen sobre qué hacer con aquellos expedientes cuyos trámites se han iniciado, gestionado y finalizado con una combinación de documentos en soporte papel y digitales, mi respuesta siempre es la misma: deben conformarse expedientes únicos, tal como lo precisa el artículo 161 de la Ley Nº 274441
Pero, ¿cómo es posible hacer eso?
Será sencillo hacerlo si se cuenta con un Sistema de Gestión Documental que realmente sea un sistema de gestión documental, es decir, que haya sido diseñado como lo sugiere el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM2 considerando la ISO 154893, que posea repositorio digital institucional y que gestione los metadatos como lo define la NTP-ISO 230814. De esta manera, el mismo sistema permitirá realizar las referencias indizadas necesarias para garantizar la conformación de expedientes únicos perfectos, donde puedas acceder a cada uno de los documentos originales, independientemente del soporte en el cual se encuentren, garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad, accesibilidad y resguardo de la confidencialidad y excepciones para la consulta de los documentos, consideradas en la Ley 278065, y consecuentemente la Ley 297336.
Si tu entidad está consciente de la necesidad de integrar estas normas fundamentales para el correcto desarrollo del sistema de gestión documental, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.space.
1 TUO de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
2 Reglamento de Gobierno Digital.
3 Información y documentación: Gestión de documentos.
4 Metadatos para la gestión de documentos.
5 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
6 Ley de Protección de Datos personales.