Para valorar series documentales, uno de los elementos fundamentales a considerar, es el contexto. En este sentido, el grupo correspondiente a Datos Generales, requiere información como es el nombre de la Entidad y la región geográfica en la que se encuentra.
Aun cuando parece irrelevante, este campo de datos es fundamental para comprender el contexto general de la Entidad así como de la dependencia, no solamente para tener una completa gestión del acervo documental, sino para definir el Principio de Procedencia en el sistema de gestión documental en el entorno electrónico.
Para dejar claro esta afirmación, formular una serie de preguntas es de gran utilidad:
- ¿Cómo identificar, dentro del sistema, el origen del trámite, y por lo tanto las dependencias locales a las cuales deberá derivarse, de manera secuencial de acuerdo al proceso, para resolver el asunto? Porque dichas dependencias que deberá recorrer dependerá del origen del trámite.
- Y, partiendo del mismo principio descrito, ¿cómo identificar, dentro del sistema, la dependencia destinada a la solución del asunto?
- Luego, ¿cómo identificar al responsable en el caso que dicha serie documental se encuentre en distintas regiones, sucursales o filiales?
- Además, ¿cómo identificar el lugar geográfico en el que reposan los documentos en soporte papel, cuando forman parte de expedientes híbridos?
- También, ¿cómo garantizar la trazabilidad de los documentos en el tránsito entre los distintos niveles de archivo cuando no proceden de la sede principal?
Si comprendemos a profundidad la exigencia de gobernanza de la información que requiere la transparencia y la rendición de cuentas, habremos reconocido la relevancia de esta información, principalmente, desde la emisión del Reglamento de Gobierno Digital, que define, muy claramente, el alcance de la gestión documental en el Perú.
Referencias:
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593