Al igual que las características de Autenticidad y Fiabilidad, la Integridad no se alcanza automáticamente, sino que se va construyendo día a día hasta la finalización de cada expediente, es decir, de cada trámite, por lo que, «Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas«1.
En efecto, la Integridad, definida por el Archivo General de la Nación de Colombia como el «carácter completo e inalterado del documento electrónico.»1 debe ser resguardada en cada transacción, desde la creación o recepción del primer documento del expediente, considerando sus anexos o antecedentes, y así sucesivamente en cada etapa del trámite, para finalmente, verificar que la totalidad de los documentos estén completos, con la finalización y la firma del correspondiente índice digital.
Pero, muchos se podrán preguntar ¿Cómo podemos garantizar la Integridad de los documentos y expedientes si nuestro sistema de trámite no cuenta con el índice digital conforme lo precisa el Reglamento de Gobierno Digital? y cuya respuesta la podemos alcanza haciéndonos otra pregunta:
– ¿Estamos seguros de la integridad de un expediente en soporte papel, si este no cuenta con el correspondiente inventario documental, donde se describa cada documento que lo conforma? ¿Cómo podríamos tener la certeza no le ha sido extraído, modificado o cambiado una pieza documental?
Para evitar esta incertidumbre, y garantizar la Integridad documental en el entorno electrónico, contamos con el índice digital que, en un sistema de gestión documental bien construido, es el garante final de la completitud de cada expediente.
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Referencias
- Colombia. Archivo General de la Nación, 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos, de http://preservandoparaelfuturo.org/