Muy a pesar de contar con archivistas y gestores documentales, muchas organizaciones siguen subiéndose a la ola de la innovación sin resolver los eternos problemas en sus archivos, entre los que encontramos el abandono de documentos en soporte papel en espacios inconcebibles como baños y patios.
Se puede entender que una administración nueva no quiera asumir la irresponsabilidad de las autoridades anteriores respecto a la gestión de los archivos; sin embargo, es parte de la herencia que debe ser solventada si realmente se tiene clara que la función pública implica garantizar que las evidencias de los derechos otorgados a los ciudadanos, es decir los documentos, deben estar debidamente conservados durante el tiempo que sea necesario.
Esto implica, entender la gravedad del problema que atenta contra la transparencia y la rendición de cuentas, para comprender la importancia de invertir racionalmente para:
1. la contratación de personal profesional, capacitado para la ejecución de los procesos y procedimientos archivísticos;
2. valorar el acervo documental, lo que implica también el levantamiento de los procesos de la organización;
3. alinear las tecnologías de la información a los principios archivísticos con los lineamientos que la oficina de gestión documental alcance;
4. no perder de vista lo exigido por la normativa vigente, principalmente: el TUO de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General; el TUO de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales; Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, y demás dispositivos que consolidan la gestión documental en el Perú.
Luego de esto, en virtud de la coherencia, podremos incorporar la IA, no sin entender los elevados costos que implicaría hacerlo, y sin considerar previamente las herramientas informáticas que en la gestión documental tenemos para la fácil administración de la información y los datos, como son los esquemas de metadatos y los modelos conceptuales más avanzados.
Si deseas comprender cómo se articulan todos estos conceptos para alcanzar una gestión documental eficiente, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.space