En el Perú contamos con un instrumento archivístico de Valoración en el cual se registran las características de cada serie documental. Entre los datos recabados está la identificación de los tipos documentales que deben estar presentes en cada expediente de la correspondiente serie.
No podemos negar que, a causa del desconocimiento en materia archivística en muchas entidades públicas, los expedientes en soporte papel, finalizados y transferidos al Archivo Central, muchas veces tienen en su interior documentos innecesarios que, en caso de pertenecer a series documentales de valor temporal, aun cuando sí incrementan los costos de gestión y administración mientras se conservan, no afectan a la organización de manera permanente. No así en cuanto a las series documentales de valor permanente.
Pero esta situación puede reducirse significativamente, ante todo con la definición adecuada de los procesos de cada serie documental donde se identifiquen los tipos documentales que deben conformar cada expediente para finalmente contar con ´índices digitales precisos y sin desperdicio en almacenamiento y, en el caso de no atender esta condición desde el sistema de trámite, poder hacerlo en segunda instancia desde el Repositorio Archivístico Digital Institucional (RADI) antes de su disposición final, sea esta la eliminación o la transferencia -secundaria- al Repositorio Archivístico Digital Nacional (RADN).
Esto último, teniendo presente que la ciencia archivística es exactamente igual, sea en soporte papel como en el entorno electrónico, donde lo único que varían son las herramientas a utilizar.
En el caso desees dialogar al respecto, podemos disponer del espacio «Café Público» para conversarlo en tiempo real. ¿Te animas?
Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173