La forma y contenido de todos y cada uno de los tipos documentales no son el producto del capricho de las organizaciones, sino de la necesidad de contar con los datos precisos para atender o dar respuesta a un asunto.
Por tal motivo, aun cuando hayamos transitado de la gestión documental en soporte papel a documentos en formato digital, el concepto, utilidad y necesidad del tipo documental permanece. De esta manera, son los formularios web la nueva representación y conformación de los tradicionales tipos documentales, cumpliendo la misma función en un entorno digital.
De hecho, ahora, indizando los datos que se ingresan a los formularios, el acceso y recuperación de la información es mucho más expedita, lo que obliga ahora a no conformarnos con tipos documentales «genéricos» sino específicos para cada trámite. De ahí la necesidad de que cada entidad pública elabore su catálogo de tipología documental en cada entidad pública.
– Pero, ¿es realmente una necesidad contar con ese catálogo donde se describen los tipos documentales, ya sea en pdf o en formulario?
– Sí, en el caso que se desee garantizar la preservación, acceso y recuperación de los documentos de archivo. Únicamente en este caso.
En el caso desees dialogar al respecto, podemos disponer del espacio «Café Público» para conversarlo en tiempo real. ¿Te animas?
Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173