Nadie nace aprendido.
Toca aprender.
Y muchas veces toca reaprender luego de olvidar.
Pero para aprender es indispensable, ante todo, contar con una docta ignorantia, que, como lo presentó San Agustín, correspondería a tener conciencia sobre el límite del conocimiento propio, y que, extrapolado a nuestro a realidad archivística, implicaría la certeza de no poseer toda la información necesaria para el ejercicio pertinente de nuestra profesión, por cuanto es imperativa la formación permanente en nuestra amada «ciencia en progreso».
Sin embargo, debido a la ausencia de la «docta ignorancia» en el mundo contemporáneo -donde creemos saberlo todo sin consultar a nadie-, con la irrupción de las tecnologías de información y comunicación, y su masificación, estas se han ido incorporando poco a poco en casi toda actividad pública humana, sin ningún tipo de análisis. Indiscutiblemente, esta oportunidad no fue desperdiciada por los Estados que seguramente con buenas intenciones -de esas que está lleno el infierno, como reza el dicho- para digitalizar todos los procesos y servicios orientados al ciudadano.
En esta búsqueda, que más que rápida, desde mi punto de vista ha sido apresurada, dejamos de lado, entre algunas consideraciones fundamentales, el análisis de los distintas herramientas y plataformas, así como recursos tecnológicos, para elegir los más idóneos ante las exigencias que presenta la ciencia archivística para garantizar la conservación del patrimonio documental que, no olvidemos, tiene como principal objetivo dar respuesta a las demandas de información y atender las necesidades de los ciudadanos conforme se ha establecido en el pacto social.
Entre las diversas consideraciones fundamentales que se han obviado, fundamentalmente para la gestión documental en el marco del gobierno digital, se encuentra el análisis de los formatos de archivo a utilizar para la elaboración de documentos archivísticos con valor legal, y que han sido implementados de manera masiva en todas y cada una de las entidades públicas, como es el caso del formato PDF.
En efecto, desde la incorporación del Modelo de Gestión Documental en 2017, y luego la consolidación del proyecto del gobierno digital con la aprobación del correspondiente reglamento, hemos incorporado de manera indiscriminada el formato PDF sin realizar la adecuada investigación y, en consecuencia la valoración de los tipos documentales que conforman las series documentales, en particular aquellas que son de valor permanente y que, por tal razón debe contar con un tratamiento distinto, para garantizar su preservación, así como su disponibilidad y usabilidad a largo plazo, además de las características de autenticidad, integridad y fiabilidad que debe resguardar constantemente el sistema de gestión documental en cual se encuentren.
Para comprender la relevancia de estas afirmaciones, les recomiendo acceder a la ISO 19005-1: GESTIÓN DE DOCUMENTOS. FORMATO DE FICHERO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO PARA LA CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO. PARTE 1: USO DEL PDF 1.4 (PDF/A-1), donde se puede comprender la magnitud del problema al cual deberemos enfrentarnos, lamentablemente, más temprano que tarde.
Pero para sintetizar la idea principal de este artículo y generar la curiosidad intelectual que nace de la docta ignorantia, comparto, de la «Guía de Uso del PDF/A», emitida por el Archivo General de Colombia, lo siguiente:
«PDF es un formato muy versátil, dotado de múltiples capacidades funcionales, cada día en creciente aumento. Sin embargo, desde el punto de vista de la preservación, algunas de las potentes características del PDF, pueden significar un problema para el acceso a la información contenida en el documento, con lo que se hace necesario «restringir» ciertas acciones; «obligar» un procedimiento específico; o «condicionar» el uso de algunas funciones, para garantizar que el PDF pueda ser utilizado integralmente en el futuro lejano» (p. 10).