De manera sencilla y totalmente comprensible, el Archivo General de la Nación de Colombia define la Usabilidad como «la disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura de la información de poder ser reproducida y por tanto usada.»1
Con este concepto se evidencia la estrechísima vinculación entre la Disponibilidad y la Usabilidad, que se refiere a las garantías que el sistema de gestión documental debe brindar para la consulta, a saber, lectura y reproducción de los activos de información, durante el tiempo que sea necesario de acuerdo a los plazos indicados en la Valoración de cada serie documental.
Esto significa que, para garantizar dicha Usabilidad, cada Entidad debe evaluar, definir y establecer mediante dispositivo legal, los sistemas y formatos válidos de los documentos que puedan ser recibidos por Mesa de Partes, y producidos al interior de la misma, incorporando el correspondiente visor al sistema de gestión documental, y de igual modo ponerlo a disposición en caso de servicio activo a los ciudadanos.
De igual modo, será necesario mantener el monitoreo sobre la vigencia de los distintos sistemas y formatos establecidos, para una oportuna migración o emulación en el marco de la preservación Digital, en caso de ser necesario.
¿Tienes dudas sobre cómo establecer los formatos para su recepción por Mesa de Partes, a find e garantizar la Usabilidad de los activos de información? Pues, comunícate con la gente de Documentum.space.
Referencias
- Colombia. Archivo General de la Nación, 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos, de http://preservandoparaelfuturo.org/