Luego de abordar los primeros tres datos que ofrece la valoración de una serie documental en la publicación anterior como parte de la revisión al artículo original titulado «Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital» -al cual puedes acceder aquí– continuamos con otros tres que deben ser incorporados en cualquier sistema de gestión documental para su desarrollo, y cuya consideración nace del siguiente párrafo.
«Sin contar con un esquema de metadatos que represente la valoración documental (…) es imposible asegurar no solamente la seguridad de la información a largo plazo, sino también la gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas, así como la confidencialidad orientada a la protección de datos personales y de la seguridad nacional.» (2025, p. 49)
Utilizando la misma metodología de la publicación anterior, presento para cada dato una pregunta que servirá de autodiagnóstico, así como una consecuencia si no se incorpora la valoración de la gestión documental en el entorno digital.
- Dato 4: Tipos documentales que conforman la serie documental. Por ser el tema principal del artículo que se revisa en esta publicación, solamente indicaré que los tipos documentales identifican las acciones y relaciones de las personas que realizan los actuados en cada acto administrativo, y cuya presencia garantiza la integridad de los expedientes. Por supuesto, esto es en caso que cada proceso administrativo esté debidamente mapeado.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental, ¿Cómo se podría garantizar la integridad de los expedientes para su la finalización, y de esta manera asegurar su fiabilidad?
Una consecuencia no exclusiva: Finalización de expedientes sin contar con la totalidad de los actuados, cuyas consecuencias pueden llevar a la pérdida de procesos administrativos por no incorporar, por ejemplo, una cédula de notificación.
- Dato 5: Las caracter´ísticas físicas del documento que, aun cuando no se comprenda esta descripción en el entorno digital, es fundamental para la elaboración de una adecuada digitalización o migración en el marco de un plan de preservación digital, y de esta manera garantizar la fiabilidad de los expedientes que contengan originalmente documentos en distintos soportes.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental, ¿Cómo se podrían reconocer los documentos de distinto soporte que, conforme al acto administrativo, deben estar incorporados en el expediente?
Una consecuencia no exclusiva: Conformación inadecuada de expedientes por no contar con todos los actuados para resolver el asunto, como lo exige la Ley del Procedimientos Administrativo General.
- Dato 6: El valor de la serie documental, resultado de la suma de los plazos de retención establecidos para el archivo de gestión y del Archivo Central. En caso de sumar 30 años el valor será identificado como «permanente» y la documentación deberá debe ser conservada o podrá ser eliminada; y si totaliza 29 años o menos, se indicará como «temporal» o que significa que esta deberá ser eliminada al cumplirse el plazo total de retención.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental ¿Cómo racionalizar los recursos para la preservación de los documentos dependiendo del tiempo de retención en los repositorios, así como la adecuación de las aplicaciones para garantizar que los documentos contemplados en el Dato 5 de esta publicación puedan ser consultados?
Una consecuencia no exclusiva: La imposibilidad de lectura de documentos en otros soportes por no considerarlos en el plan de preservación digital, así como la «indeterminación» de firmas digitales que restan autenticidad a los documentos y, en consecuencia, la fiabilidad de los expedientes.
Con esta publicación concluimos con la segunda revisión al artículo, y aun nos quedan unos cuantos puntos por analizar. ¿Te animas a seguir profundizando el tema en la siguiente publicación?
Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173