Un Sistema de Gestión de Documentos comprende cuatro procesos fundamentales: recepción, emisión, archivo y despacho. A su vez, estos deben estar articulados de tal manera que garanticen, a través de los distintos tipos de metadatos, las características de los documentos electrónicos: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad.
Esta articulación entre procesos y características de los documentos que se realiza de manera lógica y natural en un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, se pierde con la sencilla intervención humana como es trasladar de manera asíncrona un documento recibido por correo electrónico al sistema. Esto pone en entredicho, no solamente la fiabilidad, sino que, entre otros problemas, acorta los plazos de atención que requieren las distintas dependencias de la Entidad para realizar cualquier trámite solicitado, afectando directamente a los servidores, e indirectamente a los ciudadanos.
Si deseas conocer otros problemas originados por la recepción de documentos mediante correo electrónico a pesar de contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, consulta a la gente de Documentum.space.