Como se indicó en la publicación anterior titulada «Tipos documentales en la Revista Archivo General de la Nación», el objetivo de esta serie de revisiones que se inicia con esta será confrontar el contenido del artículo original «Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital» -al cual puedes acceder aquí-, con la realidad de los archivos públicos a través de una serie de preguntas que podrían utilizarse como instrumento de autodiagn´óstico.
A continuación iniciamos en esta publicación con una lapidaria afirmación presentada en el resumen:
«Sin contar con un esquema de metadatos que represente la valoración documental (…) es imposible asegurar no solamente la seguridad de la información a largo plazo, sino también la gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas, así como la confidencialidad orientada a la protección de datos personales y de la seguridad nacional.» (2025, p. 49)
En efecto, sabemos que la valoración documental implica la identificación de una serie de datos que permiten la categorización de cada documento que, en función del servicio que cumplen en cada oficina, definen una serie documental.
Entre los que evalúa y describe la valoración -al menos en el Perú- se encuentran estos primeros tres datos que presento a los que relaciono, según el método socrático, una pregunta para la reflexión y el análisis, y una consecuencia por no incorporarla:
- Dato 1: El plazo de retención en el archivo de gestión. Es el tiempo que debe permanecer disponible para su consulta cada expediente finalizado en la correspondiente oficina. Sin este dato es imposible saber en qué momento debe ser transferido al Archivo Central, donde deberá ser preservado y disponible para su consulta.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental, ¿Cómo se podrían realizar las transferencias documentales al Repositorio Archivístico Digital Institucional (RADI)?
Una consecuencia no exclusiva: Acumulación de documentos en el espacio digital del sistema de trámite, ralentizando los servicios de búsqueda, recuperación y entrega.
- Dato 2: El plazo de retención en el Archivo Central, que corresponde al tiempo que debe transcurrir cada expediente de acuerdo a la serie documental a la que pertenece antes de su disposición final, es decir, antes de que sea eliminado o transferido al Archivo Histórico que, en el caso del Perú, se encuentra en el Archivo General de la Nación.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental ¿Cómo identificar los documentos de valor permanente de aquellos que sí pueden ser eliminados, y en cuanto tiempo?
Una consecuencia no exclusiva: Saturación del RADI (aun cuando sin valoración es imposible la transferencia de documentos de archivo conforme a la norma archivística) o destrucción de documentos cuyo valor es permanente.
- Dato 3: La Accesibilidad, que establece si la serie documental contiene información clasificada como secreta, reservada o confidencial considerando las excepciones al ejercicio del derecho que contempla de la ley de transparencia y acceso a la información.
Pregunta: Si el sistema de gestión documental no tiene incorporada la valoración documental ¿Cómo identificar los documentos cuya información debe ser protegida por contar con datos personales y sensibles, o relacionados a la seguridad interna o externa de la nación?
Una consecuencia no exclusiva: Vulnerar la seguridad que requiere la información comprendida en las excepciones de ley, cuya publicación afecta a la confidencialidad de los datos de las personas y a la seguridad y soberanía de la nación.
Entonces, ¿comprendemos la relevancia de la valoración de los documentos al interior de cada sistema de gestión documental?
Creo que sí.
En la próxima publicación continuaremos con otros datos de la valoración documental que deben ser considerados en la construcción de los sistemas de gestión documental, al menos en el Perú.
Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173