No, No es un chiste.
Es un drama de la vida real que se solicite la foliación de documentos nativos electrónicos en formato pdf, para que puedan ser recibidos por las entidades públicas a través de las mesas de partes digitales.
De hecho, esta petición que exige una tarea extra a quien desea ingresar un documento en formato pdf por ese medio, técnicamente anula la confianza en lo que respecta a la integridad documental en la gestión de documentos en entornos electrónicos. Esto, debido a la natural diferencia que se genera entre los metadatos técnicos del documento ingresado -que son capturados como páginas de manera automática- y la cantidad de folios marcados manualmente en la pieza documental ingresada.
La situación se complica aún más cuando en el formulario que debe llenarse en Mesa de Partes digital para el ingreso del documento, las Entidades solicitan que el ciudadano indique la cantidad de «folios» a ingresar, alimentando un segundo metadato: el correspondiente al descriptivo.
Evidentemente, estos errores se originan a causa del desconocimiento de las bondades del uso de las tecnologías de información y comunicación para la gestión documental en entornos electrónicos. Por tal motivo es fundamental que todos: especialistas en archivos, archivistas, informáticos, funcionarios y servidores públicos, y ciudadanía en general conozcamos los servicios de digitalización que el Estado brinda, en particular aquellos descritos en el Reglamento de Gobierno Digital.
Si deseas profundizar sobre cómo se satisface la exigencia archivística de la foliación en entornos electrónicos, no dudes en consultar a la gente de Documentum.space.