Todos apuntamos a lo más alto. En el caso de la gestión documental, este deseo se plasma en el cumplimiento de lo establecido en la ISO 30301 que especifica los requisitos para sistemas de gestión de documentos de archivo. Sin embargo, basta preguntarnos si hemos logrado alcanzar lo propuesto en la ISO 15489 orientada a la gestión de documentos de archivo, para comprender cuán lejanos estamos del ideal.
De hecho, la ISO 15489 es el esquema fundamental para entender la gestión de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, por lo que es de cumplimiento obligatorio antes de pretender, inútilmente -y sí con pérdidas de recursos- dar el salto al ideal.
No obstante, debido al desconocimiento de estas prelaciones, posiblemente por las naturales y universales dificultades de comunicación entre los especialistas de las disciplinas involucradas, a saber, gestión documental y tecnologías de información, se ha vuelto una tarea titánica desarrollar sistemas de gestión documental realmente eficientes y que respondan a lo exigido en las normas nacionales establecidas para tal fin.
De hecho, las normas -en todos los países donde el gobierno digital es prioridad- establecen aquellos elementos fundamentales para el desarrollo de sistemas de gestión documental, como son: la parametrización que parte de los procesos de cada entidad, y como resultado, la valoración documental; los esquemas de metadatos, los vocabularios controlados, y los catálogos de tipos documentales, para responder a los requisitos funcionales, en relación al contexto y a las funciones de cada organización.
Sin embargo, encontramos sistemas de trámite documentario absolutamente precarios que, sin las consideraciones indicadas, es decir, sin contar con la valoración documental imprescindible para garantizar la transparencia y el acceso a la información, así como la protección de los datos personales, comienzan a aplicar parches para solventar problemas que serían inexistentes si se hubiesen incorporado las estrategias archivísticas necesarias, mencionadas en la ISO 15489. Al contrario, se observa la multiplicación de repositorios digitales sin el debido índice digital, y este ´último sin la utilidad y efectividad real para el cual fue concebido.
Si tu organización desea desarrollar un sistema de gestión documental eficiente, considera, como punto de partida la norma ISO 15489; y si necesitan comprender cómo se integra esta al reglamento de gobierno digital, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.