Debido a que «El expediente electrónico es el conjunto organizado de documentos electrónicos que respetando su integridad documental están vinculados lógicamente y forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una determinada entidad de la Administración Pública, conforme a lo establecido en el artículo 31 del TUO de la Ley Nº 27444«, ¿cómo puedo tener la certeza de que cada expediente que se encuentra en el entorno electrónico cuenta realmente con la Integridad necesaria para que sea fiable?
¡Bingo!
La soluci´ón la brinda el Reglamento de Gobierno Digital, con el correspondiente índice digital firmado digitalmente al cierre del expediente; esto, por supuesto, si en el Sistema de gestión Documental se haya incorporado al proceso, las regulaciones necesarias para que se ejecute la auto verificación de la «secuencia, orden, y cuando
corresponda, la página de inicio y fin del documento electrónico que se incorpora al expediente electrónico«, como se detalla en el artículo 43 de dicho reglamento.
En efecto, la automatización de los procesos en un sistema de gestión documental debidamente desarrollado podrá garantizar, no solamente la integridad, sino también las demás características con las que debe contar todo documento de archivo en un entorno digital, siempre y cuando se incluyan todos los metadatos necesarios y relacionados conforme lo recomienda la ISO 23081.
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