El Foliado -identificado como el último metadato mínimo descrito en el Reglamento de Gobierno Digital del Perú-, en la gestión documental electrónica ocupa el mismo lugar de relevancia y utilidad que la foliación que se realiza en soporte papel, a saber, garantizar la integridad de los expedientes, pero en este caso, de manera automática.
Entremos poco a poco en este concepto, tan maravilloso como nuestro Reglamento de Gobierno Digital.
Primero, comprendiendo que la palabra foliación describe “la acción o efecto de foliar” cada folio de una pieza documental compuesta, el foliado, propio del entorno electrónico se alimenta de los metadatos de página propios de cada documento, sea digital o electrónico, como en el caso de los archivos en formato PDF. Esto garantiza la eliminación absoluta de error a la hora de verificar la integridad, ya que, cada expediente contará con tantos folios o páginas cuantos se vaya sumando de cada pieza documental simple que lo conforme, y que es identificado inequívocamente en el correspondiente Índice Digital.
¿No es acaso, entonces, una maravilla este metadato?
Sin embargo, seguramente este planteamiento ha generado algunas interrogantes como: En caso que el expediente contenga uno o varios archivos, sean de audio, de imagen, de georeferenciación, de redes sociales, ¿cómo foliarlos para garantizar la integridad de la pieza documental compuesta?, o, si en Mesa de Partes -sea física o virtual- se solicita la cantidad de folios a recibir, ¿cuál de los dos datos capturados -el indicado en Mesa de Partes o el que identifica el sistema de gestión documental- tendría el valor correcto?
Si deseas respuestas a estas y otras preguntas, o profundizar cómo garantizar la integridad y de los expedientes con un Índice Digital conforme a la norma, te invito a consultar a la gente de Documentum.space para recibir la capacitación que brindamos con EduGestión – Consultoría y Capacitación, adaptada a las necesidades de tu organización y de esta manera desarrollar el Índice Digital en el sistema de gestión documental de tu Entidad.
Dato curioso: Aun cuando la palabra foliado desvincula el resultado de la numeración de páginas al acto humano de foliar, y porque la Archivística es una ciencia en constante transformación, en algunos entornos académicos aún se discute si la palabra correcta sería foliado, paginado o paginación.