La transferencia documental es el procedimiento archivístico que permite el paso -formalizado y documentado- de un nivel de archivo a otro, luego del vencimiento del plazo de retención indicado en la tabla de retención de la serie documental correspondiente.
Sin embargo, este paso -ya sea en físico o en el entorno electrónico- no significa que el acervo documental transferido cambie de propietario, sino únicamente de custodia, y conservación o preservación, y para el servicio archivístico.
Esto significa que, el Archivo Central responde, fundamentalmente, a la unidad de organización propietaria, para la atención del servicio archivístico en caso de ser solicitado por clientes internos ajenos a esta.
De esta manera, el Archivo Central tiene, bajo su responsabilidad, garantizar la autenticidad e integridad durante el proceso de transferencia documental, y conservar adecuadamente el acervo documental, a fin de prestar un servicio archivístico efectivo.
Para tal fin, existe una serie de condiciones propias de las funciones de un Archivo Central, que se irán exponiendo racional y fácticamente a los largo de las siguientes publicaciones, y que, para su cumplimiento, tendrían que estar incorporadas a las normas sobre archivo y gestión documental de cada organización.
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