Sabemos que la función primordial del procedimiento de Transferencia Documental es la entrega del acervo documental para su custodia, desde un nivel de archivo a otro, siendo realizado con mayor frecuencia desde los archivos de gestión hacia el Archivo Central de la correspondiente Entidad. Es así como el nivel de archivo que recibe, es responsable de la custodia, conservación y servicio archivístico de la documentación transferida, sin que el archivo que transfiere, pierda su calidad de propietario.
Debido a esto, es indispensable asentar las condiciones necesarias para garantizar a ambos niveles de archivo, que la documentación que se declara transferida, se encuentre efectivamente dentro de las unidades de instalación -en el caso de documentos en soporte papel-.
Generalmente son los instrumentos descriptivos o Inventarios de Transferencia, la herramienta utilizada para verificar o validar el contenido de la transferencia documental, pero, esta acción brindará total confianza únicamente si se realiza físicamente en las instalaciones del archivo propietario, donde luego de la validación de cada expediente este sea custodiado en la correspondiente unidad de conservación, con las medidas de seguridad que sean necesarias, como por ejemplo, el cierre de las unidades de instalación, por ejemplo, cajas archiveras precintadas.
Pero, ¿por qué tendría que validarse el acervo documental a transferir en el archivo propietario? Porque es allí donde se encuentran los archivistas que podrán levantar las observaciones que se presenten en la tarea de validación, además de asegurar al propietario la intangibilidad de su documentación fuera de sus espacios administrativos.
Si tienes dudas respecto a este procedimiento y otras múltiples bondades de la Transferencia Documental, comunícate con la gente de Documentum.space.