Únicamente podemos estimar la validez de esta afirmación, si comprendemos la relevancia del índice digital para la finalización de los expedientes electrónicos, que garantiza la fiabilidad, integridad y recuperación de la información.
En efecto, para poder definir un sistema de gestión documental, este debe contener no solamente las tareas de registro, captura y producción documental sino también todos los demás procesos archivísticos a lo largo de todo el ciclo vital hasta su disposición final, sea esta una transferencia documental o su eliminación conforme a las normas archivísticas vigentes.
Esto significa que la planeación, diseño y desarrollo de un SGDE deberá contemplar al menos, la definición de tipos documentales, el levantamiento de los flujos documentales de cada serie documental y su correspondiente accesibilidad, la emisión de los instrumentos descriptivos para la transferencia documental, el registro de los servicios archivísticos, y la emisión de expedientes de eliminación.
Si deseas profundizar el porqué no es posible la existencia de un SGDE sin índice digital, contacta a la gente de Documentum.space.