Es verdad que, a causa de la pandemia por el COVID-19, el terror se apropió de todos los habitantes del planeta. Y de esta realidad no se escaparon las entidades públicas que no podían detener sus actividades en beneficio de la sociedad, por lo que se buscaron, de manera, casi siempre desesperada, nuevas formas de comunicación con sus ciudadanos.
Entre estas formas de comunicación, casi todas las organizaciones, públicas y privadas, pusieron a disposición de la ciudadanía, correos electrónicos, para recibir de estos sus solicitudes y documentos. Todo bien hasta ahí, como alternativa de emergencia, a excepción dos pequeños detalles: primero, comenzaron a llamar a este método «Mesa de Partes»; y, dos, no se sustituyó de manera oportuna -y aun se utiliza- esta modalidad por una alternativa adecuada a la gestión documental.
No profundizaré aquí las grandes dificultades que esta opción de comunicación generó -y sigue generando actualmente-, pero que, el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, que aprobó el Reglamento de Gobierno Digital solventó al crear la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano (MESA DIGITAL PERÚ), para la «recepción de escritos, solicitudes y documentos electrónicos enviados por los ciudadanos y personas en general de la Administración Pública, cumpliendo los requisitos de cada trámite, todos los días del año durante las veinticuatro (24) horas (…)«. (art. 46.1)
Sin embargo, quiero recalcar las palabras citadas «cumpliendo los requisitos de cada trámite«, y cuyo cumplimiento puede garantizarse, siempre y cuando la gestión documental responda y conserve, a lo largo del ciclo vital las características de los documentos electrónicos, a saber, autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad, y que no se honran con la recepción de documentos a través del correo electrónico.
Si deseas entender el porqué de esta última afirmación, no dudes en consultar a la gente de Documentum.space.