Cuando las personas ajenas al mundo archivístico piensan en archivo, se imaginan grandes bóvedas con profundos pasillos entre altísimas estanterías, todas ellas llenas de cajas. Y sí, eso es un archivo, pero hace falta algo más para llamarlo así.
Un archivo requiere, no solamente los espacios que tan tranquila y románticamente ocupan la imaginería colectiva, sino también de áreas de trabajo donde los archivistas puedan realizar los procesos técnicos archivísticos propios de su nivel de archivo, así como de un lugar donde atender a los clientes y brindar el servicio archivístico. Además, no debemos olvidar los espacios requeridos para la gestión de administración del archivo.
En efecto, los primeros tres espacios estarán destinados a la manipulación de documentos, por cuanto también requerirán de protocolos de seguridad, no solamente para los documentos sino también para el personal que labore, como para los visitantes a la sala de atención y consulta.
Ante estas necesidades de espacio, la pregunta que nace a continuación es ¿Cuál debería ser la ubicación y distribución de áreas para cada una de las funciones en el archivo? Y la respuesta inmediata es: dependerá del nivel de archivo, especialidad del fondo documental que allí se custodia, así como las dimensiones del espacio disponible, y la cantidad y especialización del talento humano requerido.
De esta manera se puede concluir que sin temor a equivocarnos que, antes de diseñar un archivo, es imprescindible hacer un análisis funcional, contextual y espacial de la entidad propietaria del fondo documental.
Si deseas diseñar un archivo, sin dejar pasar alguna función particular de las descritas, puedes contactar a la gente de Documentum.space.