Son múltiples las actividades que se deben cumplir en un Archivo Central, y todas ellas comportan distinta responsabilidad.
Tal es el caso de las acciones vinculadas a la gestión de repositorios, que es atendida con una mirada organizativa y considerando la importancia de la custodia de los documentos en los repositorios; o en el caso de los procedimientos archivísticos de transferencia y eliminación, que deben abordarse desde la sensibilidad de la valoración documental.
De igual manera, aquel que asume la responsabilidad de la atención de los servicios archivísticos, necesitará contar con habilidades de análisis de contexto de las dependencias de la organización y de comprensión de la relevancia de cada serie documental para la vida de los ciudadanos.
Por tal razón, para salvaguardar los puntos críticos de cada actividad, es importante que la atención de un servicio archivístico sea cumplida por el experto de cada función, y no recaiga sobre una sola persona. De esta manera cada especialista en su área tendrá la certeza de una gestión adecuada en su competencia, entregando el producto que le corresponde dentro del proceso, al siguiente servidor, y así sucesivamente hasta la entrega del documento o servicio solicitado.
Esta es la forma lógica y segura de gestionar el servicio archivístico: respetando los espacios de responsabilidad en cada actividad y, por supuesto, exigiendo resultados y mejora continua. Sino, preguntémosle, por ejemplo, al responsable de un repositorio, si estaría conforme con que otro servidor extraiga documentos de su área de custodia.
Si deseas conocer la secuencia conforme a las responsabilidades en cada área que debe seguirse a fin de minimizar retraso en el servicio archivístico, errores y extravíos de documentos al interior del Archivo Central, comunícate con la gente de Documentum.space.