La experiencia de todo archivista en un Archivo Central es que el tiempo pasa volando. Más aún cuando debes atender servicios archivísticos y no te bastan las horas del día.
Por tal razón a veces, para dar respuesta rápida a las solicitudes que recibimos, asumimos la finalización del trámite de préstamo o desarchivamiento, postergando -hasta el olvido- aquellas acciones de las cuales no dependen en sí la atención inmediata de nuestros clientes, pero sí el adecuado control que nos permitirá, posteriormente, a través de la trazabilidad, llevar un verdadero control del acervo documental, conociendo la ubicación de cada documento.
Entre los ejemplos de estas de estas actividades que, sin parecer importantes son en cambio fundamentales, están: registrar en los inventarios y catálogos correspondientes, el día de salida de un documento del repositorio y su debida solicitud, así como el retorno de dicho documento a su unidad de conservación, luego de ser devuelto, o utilizado al interior del Archivo Central. O en el caso de desarchivamiento de documentos, donde además este debe quedar evidenciado en los sistemas de trámite mediante documento que deberá conservarse de manera permanente, a fin de evitar problemas posteriores, como consecuencia de documentos faltantes.
En Documentum.space podemos ayudarte a evaluar las actividades que se necesitan en tu archivo para garantizar la trazabilidad de los documentos.