La falta de espacio en los repositorios o los costos de adquisición de baldas extras, son los argumentos esgrimidos para apilar cajas archiveras -y no tan archiveras- en las estanterías, sin atender las verdaderas necesidades, tanto para la conservación adecuada de los documentos, como del cuidado de la salud de los archivistas.
Pero, ¿cómo es posible que el apilamiento de cajas pueda afectar a los documentos y a los trabajadores de los archivos?
Sencillo. Los documentos necesitan “respirar”, contar con un espacio vital, donde puedan estar colocados de manera vertical con la ventilación adecuada que el apilamiento dificulta. Además, las cajas archiveras se diseñan para tolerar el peso interno, no el peso de otra sobre ella.
En cuanto al cuidado de la salud de los servidores, solo piensen en un documento que debe ser servido, ubicado en una caja archivera colocada en la balda superior, debajo de otra caja, apilada. ¿Qué tendría que hacer el archivista para buscar el documento solicitado? Veamos los pasos:
- Subir a la escalera, sacar del apilamiento la caja que está encima, y bajarla hasta el piso;
- Subir la escalera para bajar la caja donde está el documento solicitado;
- Subir la escalera con la caja donde estaba el documento solicitado y colocarla en su sitio;
- Subir la escalera con la caja apilada para colocarla en su sitio.
Sumado a esto, la dificultad del servicio puede incrementarse en el caso que la caja no sea de las dimensiones adecuadas, como lo comentamos en una publicación anterior Las cajas archiveras y la espalda de los archivistas, o la escalera no sea la adecuada, como lo veremos en una siguiente publicación.
Creo que no se necesitan más explicaciones al respecto, por cuanto únicamente nos queda recordar que, si necesitas consejos para hacer de los espacios de archivo un lugar seguro para trabajar, puedes comunicarte con la gente de Documentum.space.