El hecho de que en nuestra Entidad contemos con un espacio exclusivamente destinado a la custodia de los documentos, si estos no están debidamente descritos, realmente no tenemos un archivo, sino simplemente un «almacén de papeles».
Esta lamentable realidad se pone en evidencia cuando el mal llamado archivo tarda en satisfacer un requerimiento de servicio archivístico, sea este la solicitud presentada por un ciudadano mediante el Acceso a la Información Pública, o porque alguna oficina de la Entidad lo solicita.
Los retrasos en la atención de demandas de información, son la muestra más clara del desorden acumulado debido a la ausencia de profesionales en materia archivística, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central.
Pero, ¿cómo se puede solventar esta situación?
Fundamentalmente con dos medidas iniciales:
La primera medida consiste en la contratación del personal profesional en materia archivística, para realizar un diagn´óstico situacional que sincere la realidad del acervo documental acumulado, e identifique los recursos humanos y materiales necesarios para implementar un plan de regularización en materia de descripción archivística.
Y la segunda medida, no menos importante, es que la Alta Dirección de la Entidad reconozca el pasivo acumulado -seguramente durante años- que requerirá la inversión de tiempo y recursos extraordinarios para alcanzar una gestión de archivos que cumpla, de manera efectiva la funci´ón archivística.
Si no cuentas con un archivo, sino con un «almacén de papeles», pide asesoramiento a la gente de Documentum. space