Tan sencillo es, para todos nosotros, diferenciar un rico sandwich, de dos rebanadas de pan con «nada», como para un archivista o un gestor documental, identificar un sistema de gestión documental, de un sistema de trámite documentario.
Esto, debido a que un sistema de gestión documental debe contar, obligatoriamente, con todos procesos y procedimientos archivísticos, aplicables en el entorno electrónico. Sin embargo, una gran cantidad de sistemas con los que contamos en las entidades públicas solamente comprenden los cuatro procesos descritos en el Modelo de Gestión Documental aprobado con la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI, a saber, creación, emisión, recepción, despacho, que en su oportunidad fueron de una gran utilidad para introducirnos a lo que sería la gestión electrónica de documentos, pero que, desde la emisión del Reglamento de Gobierno Digital, su alcance a quedado corto.
De esta manera, tal como lo precisa el artículo 35.3 del Decreto Supremo No 029-2021-PCM, el documento electrónico, debe ser tratado durante todo su ciclo de vida considerando su «planificación, producción (considerada en el Modelo de Gestión Documental), conservación, puesta a disposición y/o eliminación, de acuerdo con la legislación en materia de gobierno digital y las normas del Sistema Nacional de Archivos«.
Y para tal fin, el mismo Reglamento de Gobierno Digital presenta la solución a esta necesidad, a través de la incorporación del índice digital y del repositorio digital institucional, sobre los cuales se consolidan los procesos y procedimientos archivísticos que no aborda el Modelo de Gestión Documental.
Si deseas saber cómo llevar el sistema de trámite documentario -que responde al Modelo de Gestión Documental-, al siguiente nivel, es decir, a un Sistema de gestión Documental conforme lo requiere el Reglamento de Gobierno Digital, comunícate con la gente de Documentum, y no te conformes con las dos pobres rebanadas de pan.