Siempre es estimulante ver cómo el ente responsable del gobierno y transformación digital en el país, presenta nuevas normas para orientar a las entidades públicas a su desarrollo e implementación.
Sin embargo, estas orientaciones que al inicio emocionan a los gestores documentales, se ven truncadas al enfrentar la realidad, que parte de una premisa fundamental: no es posible el gobierno digital, es decir, poner a disposición a la ciudadanía toda la información que necesita para ejercer plenamente sus derechos, sin la existencia de una verdadera gestión documental.
Esto significa que el quid del gobierno digital es la gestión documental en el entorno electrónico que, lamentablemente -me atrevo a afirmar- no existe, pues esta comporta el tratamiento y custodia a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos, conformando expedientes, garantizando todas sus características, a saber, autenticidad, fiabilidad, integridad, intangibilidad y accesibilidad durante el plazo estipulado para cada serie documental, y contemplando las excepciones de accesibilidad de ley.
En su defecto, contamos con sistemas de trámite documentario que adolecen de la debida incorporación de la valoración documental, y que han sido desarrollados sin considerar mínimamente la ISO 15489 y menos aún, la ISO 23081.
Largo camino corresponde transitar a las entidades públicas para comprender la necesidad de incorporar a la archivística a las tecnologías de la información y comunicación, y no al contrario, cuya consecuencia podremos verificar a mediano plazo, cuando las estadísticas de satisfacción de clientes externos por transparencia y acceso a la información, así lo demuestren.
Si deseas profundizar la brecha existente en este momento entre la realidad en la gestión documental y lo que requiere el gobierno y la transformación digital, comunícate con la gente de Documentum.space.