Nadie podrá negar que el dato más inmediato que revela la función de un documento de archivo al interior de un expediente es el tipo documental. En consecuencia, ¿sería acaso lógico que el índice digital no describa la ejecución de cada instancia del trámite revelando el tipo documental de cada documento acumulado de manera secuencial en el expediente?
Luego, ¿cómo podríamos tener la certeza de que el trámite se ha realizado conforme a lo establecido en el dispositivo legal que lo rige, sino es a través del documento producido o generado en cada instancia del procedimiento si no es descrito mediante la nomenclatura de cada tipo documental que conforma el expediente?
Para comprender esta afirmación, utilicemos el método socrático: ¿cómo podemos saber que un expediente ha concluido y puede/debe ser finalizado si no es identificando en el índice digital el tipo documental destinado a notificar su conclusión, por ejemplo, el tipo documental «cédula de notificación» u «oficio de notificación» declarado en el catálogo de tipología documental?
O, ¿cómo podremos tener la certeza de la evaluación de cualquier solicitud de tramitación si no es a través de la presencia en el índice digital del tipo documental «informe técnico» o «acta de supervisión» que avale la ejecución de acuerdo al proceso preestablecido?
Nadie, con dos dedos de frente, firmaría digitalmente jamás un índice digital sin la identificación de los tipos documentales como prueba de integridad del correspondiente expediente.
En el caso desees dialogar al respecto, podemos disponer del espacio «Café Público» para conversarlo en tiempo real. ¿Te animas?
Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173