Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad de los documentos de archivo, todo sistema de gestión documental debe, necesariamente, ejecutar las mismas acciones archivísticas que se realizan sobre documentos en soporte papel, pero adecuados al entorno electrónico.
En este sentido, es indispensable que todo expediente electrónico -al igual que en soporte papel- sea finalizado al concluir el trámite y permanezca en el archivo de gestión hasta su transferencia al Archivo Central, -en este caso al Repositorio Digital Institucional- para su disponibilidad a nivel institucional.
Entonces, ¿sería posible contar con un sistema de gestión documental que no realice las transferencias documentales que son, el paso de un nivel de archivo a otro, es decir, de su etapa activa, a semi activa e inactiva de acuerdo a la valoración de la serie documental correspondiente?
La respuesta que todo archivista o gestor documental dará es, «no», puesto que la transferencia documental es un procedimiento fundamental de la gestión archivística, no solamente para poner a disposición el acervo documental a toda la entidad, sino también para garantizar la conservación y la preservación digital -en los casos que corresponda-, y aplicar los procesos y procedimientos archivísticos de acuerdo a su disposición final establecida en el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA).
Si deseas entender claramente el porqué de la afirmación de esta publicación, comunícate con la gente de Documentum.space, y reconocerás la necesidad de que un sistema de gestión documental cuente con el procedimiento de transferencia de los documentos electrónicos al Repositorio Digital Institucional, cumpliendo con lo establecido en las normas archivísticas vigentes y en el Reglamento de Gobierno Digital.