Hace días, desesperados, llegaron a mí buscando caja por caja un documento que había solicitado un ciudadano por acceso a la información pública. Al parecer, nadie tenía la certeza de donde podría estar dicho documento.
Aun cuando a los archivos no nos gusta que esto suceda, lamentablemente es una situación recurrente que puede ser evitada siguiendo unas sencillas medidas de prevención como son, 1) la organización de los documentos durante su gestión con su correspondiente instrumento descriptivo, y 2) el registro de cada uno de los documentos que se presten a los funcionarios para que estos puedan realizar el trámite, a fin de saber quién tiene los documentos por si alguien más llega a solicitarlos.
Ambas acciones pueden ser realizadas en un solo instrumento descriptivo que contenga al menos los siguientes campos: nomenclatura del documento, asunto del documento, ubicación del documento, es decir, en cuál carpeta, folder o caja se encuentra, además de varios campos relacionados a los préstamos o entrega de documentos que se realice en el día a día, como pueden ser: fecha de préstamo o salida del documento, persona a quien se le entregó, y cantidad de folios entregados.
Esto va a permitir que todos los documentos puedan ser ubicados y recuperados en los archivos de gestión, y disminuir el nivel de ansiedad que abunda en las oficinas cada vez que alguien solicita un documento, y este no se encuentre en el lugar donde regularmente se custodie.
Algunos podrían decir que esta actividad requiere de una inversión de tiempo que muchas veces no se tiene por la saturación de trabajo, pero les aseguro que tomar unos instantes para mantener este registro actualizado, ahorrará, no solamente el tiempo que se pierde en la búsqueda de documentos, sino que también disminuirá el nivel de ansiedad en la oficina, sin contar con que simplificará la elaboración de los inventarios para la posterior transferencia al Archivo Central.
Finalmente, no olvidemos que no encontrar un documento podría acarrear sanciones administrativas, no solamente para la entidad sino también para los funcionarios responsables de dicha documentación. Si deseas más información al respecto, no dudes en comunicarte mediante WhatsApp, aquí.