Algunos de mis colegas, archivos públicos como yo, preocupados, me han estado comentando que desde que incorporaron las mesas de partes virtuales o por correo electrónico, y sistemas de trámite documental, las Entidades se han centrado únicamente en las transferencias documentales en soporte papel, pero no se han percatado que también tienen un alto volumen de acervo documental en los sistemas informáticos que deben ser organizados, valorados y transferidos al Archivo Central, o como ahora me llama la norma peruana: Repositorio Archivístico Digital Institucional.
Esta preocupación, que comparto con mis amigos los archivos, es absolutamente válida, debido a que los sistemas informáticos no han llegado a sustituir la Archivística sino más bien a apoyarla, y en este sentido ningún proceso o procedimiento archivístico ha llegado a su obsolescencia, sino que se ha transformado para seguir garantizando las características propias de los documentos, es decir, la autenticidad, la fialibidad, la identificación y recuperación de los documentos, y por supuesto, la integridad de los expedientes, tal como lo requiere la ley amiga de todos: la Ley del Procedimiento Administrativo General; además, aportando una propiedad nueva: la reutilización.
Lamentablemente, en vez de darles una palabra de aliento a mis colegas, los preocupé más todavía cuando les dije que, aun cuando estaba bien recibir transferencias documentales en soporte papel, estas debían contar con expedientes íntegros, es decir, que todos lo documentos originales tendrían que estar juntos y conforme lo dictan los principios archivísticos, pero que en caso alguno de estos expedientes fuese h´íbrido, debía recibirse la transferencia en ambos soportes, es decir, en papel y mediante el sistema de gestión documental, y con la correspondiente referencia cruzada, sino, no podrían garantizar al menos la integridad documental.
– ¿Y eso es muy difícil?, me preguntaron.
A lo que les respondí que, sería absolutamente sencillo si contasen con un Sistema de Gestión Documental que abarca todo el ciclo vital de los documentos, tal como lo sugiere el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, y lo precisa la ciencia archivística. Pero, para tranquilizarlos agregué que si deseaban más información sobre cómo solventar este inconveniente, podían consultar a Documentum.