Muchas personas pensaron que al llegar el concepto «Cero papel», yo desaparecería, pero, debo informar que, al contrario, mi función se ha visto potenciada puesto que en el entorno electrónico sigo existiendo como archivo, ahora llamado «archivo digital», «archivo electrónico», «repositorio digital» o «repositorio electrónico», para seguir atendiendo los requerimientos que tienen los ciudadanos, de mis servicios.
A ver, me explico.
¿Recuerdan que cuando alguna persona necesitaba un documento, lo solicitaban al archivo? Pues ahora, con la implementación de sistemas de trámite documentario, sucede lo mismo, siguen buscando documentos, pero ya no en carpetas o folders físicos, sino en repositorios y servidores, y, les adelanto, que ahora les está siendo más difícil encontrar lo que buscan.
¿Saben porqué sucede esto? Pues porque han comenzado a utilizar las TIC, es decir, las tecnologías de información y comunicación, sin incorporar los procesos y procedimientos archivísticos tradicionales que se utilizan para gestionar mis documentos en soporte papel.
Y ustedes me preguntarán: – ¿Es que acaso puede hacerse eso? ¿Es que la Archivística sigue siendo necesaria a pesar de contar con súper computadores que pueden gestionar la información de manera automática? A lo que les respondo que la Archivística, con sus procesos sigue siendo imprescindible para la gestión electrónica por una razón muy sencilla: para que la tecnología pueda gestionar documentos de manera adecuada, es necesario que sea programada para tal fin, respetando los principios que permitan garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad, accesibilidad y recuperación, reutilización, conservación y confidencialidad de la totalidad de los documentos por el tiempo que sea necesario, ni más ni menos.
Es más, me adelanto a decirte que, si no utilizan la ciencia archivística para gestionar documentos en el entorno electrónico, en muy pocos años, no podrán encontrar la información que hayan almacenado, y, contradictoriamente, saturarán los servidores de información innecesaria, redundando más en gastos que en beneficios.
Nuevamente podrás preguntarme: – Pero, ¿Quién dice que sea así? ¿Cómo se hace eso?La respuesta la primera pregunta podrás encontrarla en el Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, pero para facilitarte la búsqueda, puedes consultar aquí tooooodas las referencias al ente rector de los archivos en el Perú que hace este decreto.
La respuesta a la segunda pregunta, aun cuando también la encuentras en el mismo dispositivo legal, debe ser planeado, diseñado y elaborado por un profesional en archivística y gestión documental, que sepa llevar la totalidad de los procesos y procedimientos archivísticos tradicionales, al entorno electrónico.
