Sabemos que las Entidades que se toman en serio la gestión documental consideran la conversión y la migración como estrategias en los planes de preservación digital. Y, para esto la identificación de los tipos documentales así como las aplicaciones que los generan es fundamental, a fin de conocer no solamente la obsolescencia de cada documento ante la evolución en el desarrollo del software, sino también para garantizar su disponibilidad a largo plazo.
Es posible que esta necesidad no se comprenda al inicio de una gestión documental electrónica, es decir, mientras aun la documentación se encuentra en el sistema de trámite; sin embargo, será necesario tomar las medidas para minimizar las pérdidas de información luego que los expedientes sean transferidos al Repositorio Archivístico Digital Institucional (RADI).
– Pero, ¿donde reconocemos tanto los tipos documentales como los formatos de cada documento de archivo que conforma la serie documental?
– Pues, en el índice digital.
De esta manera se entiende que no podrá garantizarse la disponibilidad y usabilidad de los documentos si no se cuenta con el índice digital -para la transferencia documental entre los distintos niveles de archivo, a saber, el sistema de trámite y el RADI- que permita la detección de aquellos documentos de archivo que deberán ser preservados de la obsolescencia.
En el caso desees dialogar al respecto, podemos disponer del espacio «Café Público» para conversarlo en tiempo real. ¿Te animas?