Archivistas y gestores documentales sabemos que, documentos no descritos, no hacen archivo.
Hemos comprendido, no solamente gracias a los estudios en materia archivística sino por experiencia que, si no logramos ubicar un documento, a pesar de saber que está en algún lugar, éste, efectivamente, es inubicable, y, casi se podría decir que no existe.
Para evitar esta lamentable situación existe el proceso de Descripción documental, cuyo fin es «identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles» (ISAD(G): Norma Internacional general de Descripción Archivística, núm. I.2, 2000)
Es así como, gracias a la evolución de la ciencia archivística, recibimos con inmenso beneplácito al famoso modelo ISAD(G), aprobado por la International Council of Archives (ICA), que nos ha acompañado desde 1996 para describir, particularmente, documentos históricos. Desde entonces se han creado múltiples modelos de descripción, algunos generales, y otros más específicos adaptados a naciones y culturas para responder a características particulares.
Sin embargo, con la aparición de la gestión documental en un entorno electrónico para documentos con función administrativa, cuyos campos descriptivos son conformados por metadatos para potenciar las múltiples y siempre crecientes variables de contexto, se evidenció la necesidad de contar con un modelo ajustado a la necesidad… y así se creó el modelo conceptual Records in Context (RiC-CM).
Ciertamente, este modelo, que ha comenzado a gestarse en 2012, y que ha visto la luz como Consultation Draft en julio de 2021, aun no ha sido aprobado ni traducido a distintos idiomas al inglés, pero se presenta ya como modelo alternativo válido en el presente y el futuro de la Descripción documental.
Si deseas conocer el potencial de este modelo conceptual, al igual que el presentado en la ISO 23081, no dudes en solicitar apoyo a la gente de Documentum.space.
ACTUALIZACIÓN (2023-11-06): El 15 de noviembre de 2023, el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) se reunirá en una jornada de estudio para analizar el ahora nuevo estándar de descripción, que ha pasado de ser RiC_CM a Records in Contexts.
El resultado de esta actividad, será la publicación, en este mes, de la versión 1.0 de RiC-CM y RiC-O.
Más información sobre esta ansiada noticia, en https://www.ica.org/en/egad-international-study-day-on-early-implementations-of-records-in-contexts