Hay una gigantesca diferencia entre un sistema de trámite documentario y un sistema de gestión documental, y esta puede resumirse en una sola expresión: ausencia del ciclo vital.
En efecto, sabemos que un documento de archivo está destinado a cumplir el trámite para el cual fue creado, y finalizado conforme lo precisan las normas nacionales, ya sean estas vinculadas a la gestión archivística, como a los procedimientos administrativos, y al gobierno digital.
Para tal fin, es imprescindible incorporar, al sistema de trámite documentario, la valoración como punto de partida para brindar a los documentos el contexto necesario que les permita transitar por los procesos y procedimientos archivísticos de organización, conservación, transferencia documental, servicio y disposición final.
Pero, ¿para qué tanta cosa? – podrían decir algunos, a lo que los gestores documentales respondemos:
Pues para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad que únicamente puede ofrecer un sistema de gestión documental en el cual se ejecute la totalidad de las actividades archivísticas en el entorno electrónico.
Si no logras comprender cómo llevar un sistema de trámite documentario a un sistema de gestión documental, consulta a la gente de Documentum, y resuelve los problemas de incumplimiento a las diversas normas que exige el tratamiento adecuado a los documentos en su ciclo vital.