A causa de una deficiente transferencia documental, ya sea por la premura como por desconocimiento de los responsables y/o ejecutores del procedimiento, muchos expedientes llegan a los repositorios del Archivo Central sin la integridad debida, es decir, sin los documentos fundamentales que son el sustento del derecho que estos otorgan.
Así, un expediente transferido con falencias, puede reposar en el Archivo Central hasta que es solicitado por servicio archivístico y, en ese momento, la ausencia de un documento se pone en evidencia. En estos casos, percatarse de la ausencia de un documento fundamental dentro de un expediente, se convierte en una tragedia que puede acarrear sanciones administrativas.
Para evitar tal desdichado destino, principalmente en un Archivo Central donde no hay certeza absoluta de que las transferencias documentales se hayan hecho de manera adecuada a lo largo del tiempo, es recomendable verificar con una frecuencia preestablecida y de manera aleatoria la revisión de expedientes, principalmente de valor permanente, para descubrir ausencias y, de inmediato formalizar el hallazgo mediante documento con el mismo plazo de retención o mayor, al documento faltante.
Esto, con el objeto de contar con un documento que sirva de evidencia de una pieza documental faltante, en caso llegue a ser solicitado por servicio archivístico.
Si deseas saber cómo verificar ausencia de documentos fundamentales, comunícate con la gente de Documentum.space.