Para que el Archivo Central pueda brindar un servicio eficiente y oportuno, debe contar, necesariamente, con un buen catálogo de fondos.
Este catálogo necesitará, no solamente la información correspondiente a la conformación de cada expediente recibido por transferencia documental, sino también la trazabilidad de cada unidad documental, a saber, fechas de salidas y retornos, y sus correspondientes documentos de trámite.
Este catálogo con la trazabilidad incluida, confirma lo que la teoría archivística señala sobre la Descripción documental: que es transversal a todo el ciclo de vida de los documentos.
¡No saben ustedes las preocupaciones y problemas que se evita un Archivo Central cuando realiza la descripción documental transversal, vinculada a los catálogos de fondos!
Si deseas conocer más sobre la descripción documental transversal y conformar catálogos para el servicio archivístico en el Archivo Central, comunícate con la gente de Documentum.space.