Que un documento prestado no sea devuelto en el tiempo establecido, es un dolor de cabeza para quien lo sirve, en particular si es el Archivo Central, ya que es el responsable de la custodia y conservación adecuada de los documentos transferidos.
Y aun cuando la documentación que se sirve en calidad de préstamo, se entrega únicamente a la dependencia propietaria, en caso de suceder una eventualidad fuera de los plazos de préstamo establecidos, la responsabilidad recae sobre el Archivo Central al no mantener la trazabilidad necesaria.
Para solucionar este inconveniente, es necesario comprender que en muchas ocasiones, que los documentos no sean devueltos a tiempo, puede deberse a dos situaciones concretas:
- La verificación de un trámite sustentado en los documentos prestados, que requiere más tiempo del plazo establecido;
- Los documentos pueden estar conformando o sustentando otro trámite, por cuanto es posible que no regrese, o, si lo hace, sea con una condición de integridad distinta a la original, como por ejemplo, un folio de más.
En ambos casos, es necesario satisfacer, tanto la necesidad de una mayor permanencia de los documentos en la dependencia propietaria, como afrontar la posibilidad de que el expediente regrese con otras características.
Para ello, tenemos el Desarchivamiento: una alternativa que solventa ambas situaciones, y cuyo proceso, bien documentado, devuelve el expediente y su custodia total a la dependencia propietaria, a fin de que, concluido el trámite o la verificación al documento prestado, este pueda regresar al Archivo Central a través de un procedimiento simplificado de transferencia documental, no sin antes comprobar su integridad.
Si deseas conocer más sobre las bondades del Desarchivamiento y cómo realizarlo, comunícate con la gente de Documentum.space.