Luego del vencimiento del plazo de retención y de la consecuente transferencia de un bloque de documentos, la responsabilidad de estos pasa al Archivo Central, también si el propietario del acervo documental sigue siendo la dependencia que transfirió.
Por este motivo, el Archivo Central debe velar por prestar documentos a la oficina propietaria, sin perder el control de estos, es decir, manteniendo la trazabilidad hasta la fecha de vencimiento del préstamo, y, si es necesario, recordar oportunamente la devolución de la documentación servida.
Pero, podrán decirme: – Muchas veces quien solicita el préstamo, al ser el propietario de la documentación, dice que no lo devolverá en el tiempo establecido, ¿cómo le podemos presionar?
Ante todo, debemos recordar que, aun cuando suceda esto, el responsable de la custodia y de la integridad de los documentos transferidos sigue siendo el Archivo Central, que cede temporalmente la responsabilidad de la documentación prestada para asumirlo nuevamente al finalizar el tiempo de préstamo indicado en el documento de servicio, aun cuando no haya sido devuelta.
Por esta razón, urge al Archivo Central buscar alternativas para solventar este problema, tanto para satisfacer las necesidades de la dependencia que desea retener la documentación, como para liberarse de responsabilidad en caso suceda alguna eventualidad sobre los documentos mientras se encuentren fuera de sus repositorios.
Una solución súper efectiva a esta difícil realidad que se vive en casi todos los archivos centrales, será el tema de la próxima publicación. ¡No te la pierdas!
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