Está claro que, al recibir por transferencia documental el acervo de las distintas dependencias para garantizar la conservación adecuada a mediano y largo plazo, el Archivo Central es responsable de la permanencia en el lugar adecuado, de cada uno de los documentos que se les ha confiado.
Por tal razón, el Archivo Central debe desarrollar las condiciones de trámite necesarias para alcanzar la perfecta trazabilidad de los documentos, inclusive si son servidos a las oficinas propietarias. Esto se alcanza a través de la formalización y control de los tiempos de préstamo de cada pieza documental.
De igual modo, si una dependencia desea documentos de otra, deberá solicitarla a la propietaria, quien servirá de intermediario al requerir formalmente el servicio archivístico al Archivo Central.
Algunos podrán decir: – Este trámite es muy burocrático, pero créanme, el problema en el cual se puede ver envuelto el Archivo Central por no cumplir esta simple medida, puede acarrear, no solamente trabajo extra para la reconstrucción de un expediente que se extravíe, sino también sanciones administrativas.
Si deseas implementar un procedimiento seguro para la trazabilidad de los documentos prestados, y evitar consecuencias indeseadas, comunícate con la gente de Documentum.space.