Creo que más de una vez, todos los archivistas hemos tenido que soportar el terrible dolor de cabeza de no encontrar un documento solicitado urgentemente.
Para tal dificultad, en publicaciones anteriores hemos dado algunas recomendaciones, pero en esta ocasión te daremos una pista lógica: en caso se presente una solicitud de un documento que no es encontrado, síguele el rastro, es decir, verifica con la oficina propietaria o la oficina de control de tu Entidad, que este no conforme algún proceso administrativo o sancionador apelado, observado o en investigación.
Es posible que dicho documento esté incorporado en algún caso abierto a pesar de ser antiguo. En tal caso, sería importante, para evitar problemas a tu archivo, validar cada pieza documental con el inventario a la hora de recibir transferencias documentales.
Si deseas profundizar esta alternativa de solución, puedes comunicarte con Documentum.space.