¡Anatema!
Así hemos sido vistos muchos de los que nos lamentamos el excesivo énfasis dado a los archivos históricos por parte de algunas entidades como ministerios de cultura o archivos generales o nacionales, en detrimento de los archivos públicos, que son el insumo de los archivos históricos del futuro, además de ser fuente prioritaria de transparencia y rendición de cuentas en la gestión pública.
Pareciera que, ante la intempestiva toma de conciencia de la necesidad de recuperar la deteriorada documentación histórica debido a décadas de abandono, se ha considerado que la mejor forma de reparar el daño es dedicar los recursos de manera casi exclusiva a este objetivo, posponiendo las acciones necesarias para definir políticas para una adecuada gestión documental en las entidades públicas.
De esta manera, mientras se elaboran planes inconsistentes para la custodia del patrimonio documental considerado histórico, debido en el mejor de los casos, al desconocimiento y falta de consulta a especialistas en la materia, entendemos un implícito «luego vemos eso» ante la necesidad de desarrollar estrategias e instrumentos para garantizar la gestión de documentos en las entidades públicas en todos los niveles de gobierno.
Ciertamente, para alcanzar una correcta gestión del patrimonio documental histórico a mediano y largo plazo, será necesario equilibrar la inversión de recursos y comenzar a trabajar en función del desarrollo de políticas que orienten la gestión de documentos en el sistema institucional de archivos de cada Entidad, más aún con la incorporación de las tecnologías de información y comunicación que, conociendo la situación en la que se encuentran las plataformas para la gestión de documentos en la actualidad, el riesgo de pérdida de información es, todavía, incalculable.
Para evaluar los riesgos que corre el patrimonio documental de tu Entidad debido a la inexistencia de instrumentos y estrategias para su conservación y disponibilidad, fundamentalmente en el entorno electrónico, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum, quien podrá brindarte el asesoramiento necesario para consolidar el sistema de gestión documental.