No existe nada en el mundo sin problemas. Y el archivo no escapa de esa realidad. Sin embargo, esto no debe conducirnos a la angustia ni a la desesperación, sino más bien a buscar alternativas para solucionarlos.
En efecto, tal como existe infinidad de estrategias para solventar dificultades en cada contexto humano, los archivos cuentan con una gran cantidad de alternativas, generadas en las distintas organizaciones, programas o redes dedicadas a la Archivística, entre las que encontramos la International Council on Archives (ICA), Iberarchivos, la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), los distintos archivos nacionales o generales de cada nación, así como la Internacional Organization for Standardization (ISO), y otras iniciativas privadas comprometidas con la gestión de la información.
Es así como en cualquier archivo, frente a los obstáculos que se encuentren para brindar un servicio archivístico eficiente, será necesario evaluar las causas de dicha dificultad, para de esta manera buscar las alternativas de solución a través de la aplicación de un Diagnóstico Situacional.
Ciertamente, un Diagnóstico Situacional útil deberá evaluar, desde la infraestructura y tipo de construcción del inmueble, la ventilación e iluminaci´`ón, los espacios con los que cuenta el archivo así como el mobiliario existente, el volumen documental existente y sus condiciones de ordenamiento y conservación, hasta la cantidad y formación del talento humano, abordando muchas otras variables que, dependiendo del enfoque asignado para cada año, hará énfasis en una u otra, a fin de orientar las estrategias de solución sobre la situación que presente mayor riesgo.
Es importante destacar que, en el Perú, la aplicación de un Diagnóstico Situacional anual es imprescindible para presentar el Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA) de cada entidad pública al Archivo General de la Nación (AGN), antes del 15 de diciembre de cada año, y cuyo contenido y propuesta de actividades deberá corresponder al Plan Operativo Institucional (POI) del siguiente año. Esto significa que, esta compatibilidad entre los compromisos adquiridos mediante los dos instrumentos de gestión, incrementarán la factibilidad de contar con los recursos necesarios para cumplir las actividades programadas y, en consecuencia, con los objetivos esperados en la organización.
Por tal razón, es fundamental realizar un Diagnóstico Situacional ajustado a la realidad, no solamente evaluando los riesgos que pueden estar presentes para la documentación, sino las posibilidades reales de solución en el plazo establecido por la Entidad.
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