Cuando hablamos de metadatos, nos estamos refiriendo a datos que describen propiedades mínimas de un objeto electrónico. Es decir, un pequeño dato que brinda información sobre algo que ha sido recibido, creado o procesado en un sistema de información. Sí, sé que parece etéreo lo que Usted acaba de leer, pero a lo largo de esta y las siguientes publicaciones, el concepto se irá clarificando, y revelando cada uno de los metadatos que debe tener un sistema de gestión documental, pues son necesarios como el aire que Usted y yo respiramos. Así de importante son.
Ahora entremos en materia.
Cada vez que, en un sistema informático se crea un objeto de información, automáticamente se genera un código único de identificación de dicho activo, que impide que dos documentos puedan ser confundidos por el mismo sistema. Lo mismo sucede cuando el archivo es recibido o incorporado al expediente, dejando una huella unívoca en los registros del trámite.
Esto significa que, además de la generación y almacenamiento del código, será indispensable que la base de datos relacional haya incorporado, durante su desarrollo, las entidades necesarias para una adecuada gestión documental, preferiblemente bajo el estándar de la ISO 23081, ahora también NTP desde 2023.
Por otra parte, la creación e incorporación mencionada a una base de datos, independientemente del tipo de archivo o formato en el cual se encuentre, genera una fecha y hora exacta en la que se ejecutó dicha acción. Estos datos, que el mismo sistema produce -con la misma automaticidad con la que nosotros respiramos- es el punto de partida, esencia y culmen de la trazabilidad que nos permitirá, a lo largo del ciclo vital del objeto ejecutado y conocer su situación, es decir, su contexto, entre una gran cantidad de datos útiles para garantizar no solamente la autenticidad y la integridad de los documentos en particular, sino también la fiabilidad en general.
Estos son apenas dos de los metadatos mínimos que debe contemplar el Índice Digital, ¡y ya hemos mencionado la autenticidad, la integridad, la fiabilidad, los tipos de archivo y formatos, así como la trazabilidad y el ciclo vital de los objetos de información!
Y ahí no queda el tema, pues, en la próxima publicación seguiremos conversando respecto a otros metadatos mínimos requeridos en el Índice Digital, establecidos en el artículo 42 del Decreto Supremo No. 029-2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital.
Si te preocupa no contar con un Índice Digital conforme a la norma, te invito a ocuparte y consultar a la gente de Documentum.space para recibir la capacitación que brindamos con EduGestión – Consultoría y Capacitación, adaptada a las necesidades de tu organización y de esta manera desarrollar el Índice Digital en el sistema de gestión documental de tu Entidad.