Ya vimos en la publicación anterior los primeros dos metadatos que el Reglamento de Gobierno Digital exige para la creación del Índice Digital, de los cuales, el segundo, a saber, la fecha de producción o incorporación, es el fundamento del siguiente metadato mínimo a analizar en esta oportunidad, que corresponde al orden del documento dentro del expediente, y que, «al toque», comprendemos los archivistas y gestores documentales.
En efecto, mantener este orden no solamente es imprescindible para la Archivística a fin de garantizar la integridad de los expedientes a partir del fiel cumplimiento de los procedimientos preestablecidos, sino que en el literal b) del artículo 43 del reglamento mencionado, precisa que, entre las operaciones para la generación del índice electrónico es necesario «identificar la secuencia, orden (…) del documento electrónico que se incorpora al expediente electrónico«.
En el mismo orden de ideas, en el numeral 161.1 del TUO de la Ley de Procedimiento Administrativo General, encontramos que «Los expedientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios (…)«, confirmando cómo deben conformarse los expedientes, independientemente del soporte en el cual se encuentren.
Sustentado en estas dos normas, y bajo el fundamental principio archivístico de Orden Original, sería imposible afirmar que una entidad cuenta con un sistema de gestión documental conforme a la normativa vigente, si este no ha incorporado en el Índice Digital el metadato que permita mostrar la correcta secuencialidad de los documentos que conforman el expediente, para atender cada uno de los pasos del trámite correspondiente.
Evidentemente, esta condición, cuyo objetivo es garantizar la integridad documental y el cumplimento de los procedimientos descritos para cada trámite administrativo, puede obstruir el irregular hábito de aquellas dependencias que -por un desorden institucionalizado- se acostumbraron a generar documentos a destiempo, para incorporarlos “lueguito” al expediente, pasando por alto la secuencia establecida en las normas de cada trámite. En consecuencia, somos libres de dudar… ¿quizás sea esta la razón por la que no terminamos de desarrollar sistemas de gestión documental eficientes?
Si este no es tu caso y te preocupa no contar con un Índice Digital conforme a la norma, te invito a ocuparte y consultar a la gente de Documentum.space para recibir la capacitación que brindamos con EduGestión – Consultoría y Capacitación, adaptada a las necesidades de tu organización y de esta manera desarrollar el Índice Digital en el sistema de gestión documental de tu Entidad.