Aun cuando parezca irrelevante, el campo de datos “Accesibilidad” que se encuentra en la Ficha Técnica de Serie Documental (FTSD), que a su vez conforma el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA), es fundamental para realizar una correcta valoración a cada serie documental, y cuya definición, presentada en la Directiva Nº 008-2019-AGN-DDPA Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público Nacionales, precisa que este campo de datos “considera las reglas de acceso a los documentos que conforman las series, en el ámbito de la legislación vigente y la normatividad propia de cada entidad pública.” (núm 3.3)
En efecto, el contenido de este campo de datos debe ser definido por la sección propietaria de la documentación conforme lo establece la normativa que regula cada serie documental, es decir, determinando “las restricciones de acuerdo a la gestión o marco legal vigente” (núm 3.3), y dando cumplimiento a lo precisado en el literal e. del artículo 3 del reglamento de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública: “Disponer se adopten las medidas de seguridad que permitan un adecuado uso y control de seguridad de la información de acceso restringido”, luego de “Clasificar la información de carácter secreta y reservada y/o designar a los funcionarios encargados de tal clasificación” (literal e., artículo 3).
Sin embargo, además de definir la accesibilidad en la FTSD, es necesario definir y homologar la forma de gestionar la información ya que, como se señala en el artículo La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima: ”entre las restricciones contempladas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (…) generalmente apunta a la información contenida en los documentos, y no a la totalidad de estos que conforman las series documentales consideradas dentro de la excepción, pero el hecho de declararla de acceso restringido como un todo, permite mantener la atención sobre el tratamiento particular que requiere cada documento con información sensible y que debe ser evidenciada en el PCDA” (p. 10).
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Referencias:
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593