Como vimos en la publicación anterior, El contexto y los “Datos Generales” para la Valoración, el contexto es uno de los elementos fundamentales para una verdadera gestión documental, puesto describe la realidad en la cual se producen, reciben y tramitan los documentos. Y, en este contexto, identificamos las dos columnas de la Archivística, a saber, los principios de Procedencia y de Orden Original.
De esta manera, para coadyuvar al cumplimiento del Principio de Procedencia, la Ficha Técnica de Serie Documental (FTSD) contiene el dato “Sección Documental”, que, como describe la Directiva Nº 008-2019-AGN-DDPA Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional, es el “Conjunto de documentos que corresponde a la división de un fondo documental”, y que, “Para la identificación de cada sección documental, se toma en cuenta a unidad de organización o división funcional de la entidad pública”. (núm. 9.8)
Ciertamente, el cumplimiento del Principio de Procedencia para una gestión documental moderna, no se resuelve de manera definitiva únicamente con el registro de este dato, pues es solo el punto de partida desde el enfoque orgánico-funcional, y, deberá considerar e incorporar, de manera dinámica, las novedades que aporta la gestión por procesos.
Si deseas conocer cómo incorporar la gestión por procesos para la conformación de expedientes íntegros y confiables, y la debida asignación de responsabilidades de los involucrados en cada trámite, puedes contactar a la gente de documentum.space.
Y, para conocer la utilidad de los demás campos de la FTSD puedes consultar el artículo “La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima”.
Referencias:
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593