Si entre las razones de ser de la ciencia archivística está la organización adecuada gestión de los documentos que permita tanto la recuperación oportuna de los documentos como evidenciar las funciones de los responsables de los trámites que estos representan, es indiscutible que dicha gestión documental debe responder siempre y sin excepción, a estos mismos principios, independientemente de las formas y soportes en el cual se realice.
También es lógico que, si el proceso que fundamenta la producción, trámite y conservación adecuados de los documentos es la Valoración documental, conforme lo dicta la ciencia archivística, esta debe estar inmersa en todo sistema de gestión documental, tal como lo está en el tratamiento archivístico en soporte papel.
De estas dos afirmaciones podemos preguntarnos, ¿es posible llamar sistema de gestión documental a una herramienta informática que no contemple, en su interior y de manera automática cada serie documental, considerando algunos elementos de valoración como son los plazos de retención, las tablas de control de acceso y la confidencialidad para el acceso de la información, además de la incorporación de los procedimientos archivísticos vinculados a la disposición final?
Yo creo que no. ¿Y tú?
Si tienes dudas a estas definiciones o cómo incluir las series documentales en tu sistema de gestión documental, puedes consultar a la gente de Documentum.space.